راهکارهایی برای مدیریت زمان و استفاده درست از وقت

آيا شما هم به اين فکر مي‌کنيد که کاش زمان بيشتري براي انجام کارهاي‌تان داشتيد؟ آيا به اين فکر مي‌کنيد که کاش مي‌توانستيد وقت خود را به کارهاي مفيدتري اختصاص دهید؟ آيا شما هم با کمبود وقت شديد درگير هستيد؟

مديريت زمان عنوان مهارتي است که به شما کمک مي‌کند تمام کارهاي خود را سر وقت و به موقع انجام دهيد و هيچ گاه دچار کمبود زمان نشويد.اما به دست آوردن مهارت مديريت زمان که فکر مي‌کنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستيم خيلي ساده نيست.

اگر با ديدن تيتر چشم‌هاي‌تان برق زد خوشحال باشيد.در ادامه 11 قانون طلايي مديريت زمان را که برگرفته از اين مقاله فوق‌العاده است با هم مرور خواهيم کرد.

يک/ باور داشته باشيد مديريت زمان يک افسانه است!

خوب اين خيلي عنوان خوبي براي اولين قانون يک مقاله درباره مديريت زمان نيست. اما شما که نمي‌خواهيد خود را گول بزنيد؟ براي شروع بايد باور داشته باشيد شما به هيچ عنوان نمي‌توانيد مديريت زمان داشته باشيد!

در واقع يک روز فقط و فقط 24 ساعت است و اين 24 ساعت هم خواه ناخواه مي‌گذرد. شما به جاي تلاش براي مديريت زمان، بايد «خودتان را مديريت کنيد» براي انجام به موقع کارها. اين راز بسيار مهم شما را وادار مي‌کند به شخصيت خودتان دقيق‌تر بشويد.

دو/ برای مدیریت زمان به دنبال جاهايي بگرديد که زمان را تلف مي‌کنيد.

اولين قدم در مدیرت زمان اين است که به دنبال سارقين زمان بگرديد. ببينيد کجا وقت‌تان به صورت نادرست هدر ميرود و شما نمي‌توانيد از آن زمان‌ها استفاده مناسبي در جهت بهره‌وري ببريد.

خيلي وب‌گردي الکي مي‌کنيد؟ هميشه تلفن مي‌سوزانيد؟ به خداوندگار sms تبديل شديد؟ براي وقت‌گذاري کارتون‌هايي مانند فوتباليست ها را هم نگاه مي‌کنيد؟ انتظار هم داريد وقت کم نياوريد؟

سه/ براي تلاش‌هايتان براي مديريت زمان هدف بگذاريد.

يادآوري مي‌کنم، توجه مديريت زمان روي تغيير رفتارهاي شماست و نه تغيير زمان  [گام شماره يک].  يکي از بهترين جاها براي شروع اين تغيير رفتار تلاش براي حذف جاهايي است که وقت شما الکي تلف مي‌شود [گام شماره دو]براي مثلا يک هفته سعي کنيد يک هدفي بگذاريد و حتما هم انجامش بدهيد. نگاه نکردن برنامه عمو پورنگ که سخت نيست! هدف مي‌تواند نزدن sms براي يک هفته باشد.

چهار/ برنامه‌هاي مديريت زمان‌تان را اجرايي و گسترده کنيد.

اين شايد يک جورهايي با گام شماره سه از يک رده باشند. شما توانستيد يک هدف را براي يک مدت محدود تنظيم کنيد و به آن عمل کنيد.در اين گام شما بايد يک خورده به خودتان فشار بياوريد. نترسيد به ذخاير چربي شما آسيبي وارد نمي‌شود.

شما کم‌کم بايد اين زمان‌هاي محدود را افزايش بدهيد و در عين حال تعداد اهداف را هم زياد کنيد. براي مثال براي يک ماه نه sms بزنيد. نه برنامه‌هاي وقت‌گير و بعضا وقت تلف‌کن تلوزيون را نگاه کنيد. نه وبگردي بيهوده کنيد و نه …

طبيعتا وقتي قدم سوم را با موفقيت برداشتيد با کمي تلاش اين قسمت را هم مي‌توانيد پشت سر بگذاريد. هر چند شايد خيلي ساده به نظر نرسد!

پنج/ از ابزارهاي مديريت زمان استفاده کنيد.

خوب بديهي است که حتي يک برگ کاغذ هم مي‌تواند ابزار مديريت زمان باشد، اگر شما کارهاي‌تان را مرتب و منظم روي آن بنويسيد و تحليل کنيد.در حقيقت قسمت مهم کار هم همين جاست.

چه نرم افزارهاي بسيار پيشرفته و چه outlook ساده همه مي‌توانند شما را در رسيدن به مقصودتان کمک کنند.مهم اين است که شما خودتان بتوانيد به نوبه خودتان کمک کنيد.با استفاده از ابزارهاي زيادي که وجود دارد زمان بندي روزانه خودتان را بنويسيد و کلاه‌تان را قاضي کنيد ببينيد کجاي کار را اشتباه کرديد و کجاها را هم درست رفتيد.پشت گوش نندازيد خيلي زود عيب و ايرادهاي کارتان را متوجه مي‌شويد.

شش/ در برنامه ریزی مدیریت زمان  بي‌رحمانه اولويت‌ بندي کنيد.

ممکن است شما 10 تا کار داشته باشيد. آيا شما انساني هستيد که بتوانيد در يک لحظه هر 10 کار را انجام دهيد؟ اگر مي‌توانيد انسان نيستيد. فرشته‌اي چيزي هستيد احتمالا!

کارهاي‌تان را اولويت‌بندي کنيد. مسلما به کارهايي برمي‌خوريد که سريع‌تر بايد انجام شوند يا کارهايي که اگر عقب بيافتند ضرر بيشتري را به شما تحميل مي‌کنند. يادتان باشد اگر اشتباه اولويت‌بندي کنيد ضرر مي‌کنيد پس براي جلوگيري از آسيب‌هاي زماني هم که شده است بي‌رحم و خشن باشيد.

هفت/ «به ديگران محول کردن» را ياد بگيريد.

اين بيشتر براي بيزينس و مديريت تجاري کاربرد دارد اما مي‌شود به زندگي شخصي هم تعميمش داد.شما مدير شرکت هستيد و نه کسي که بخواهد همه فن حريفي خود را به رخ ديگران بکشد.سعي کنيد ياد بگيريد چطور بار کارها را ميان افرادي که سوپروايزر يا سرپرستشان هستيد تقسيم کنيد.decide to delegate يک منبع انگليسي خوب براي آشنايي با مباني تقسيم کار به اين سبک است.

هشت/ يک برنامه روزمره تنظيم کنيم.

در برنامه مدیریت زمان يک برنامه روزمره براي خودتان درست کنيد.براي مثال فکر کنيد صبح که بيدار شديد کار شماره يک را بکنيد ( مثلا ايميل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنيد ( مثلا رفتن به بانک براي امور مالي ) و … در آخر هم يک برنامه جمع‌بندي داشته باشيد[گام شماره پنج ].

در مواقع پيدايش بحران‌هاي زماني اگر بتوانيد هر چه بيشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانيد، کمتر دچار مشکل مي‌شويد. حالا شما کم‌کم به يک مدير زمان موفق تبديل مي‌شويد.

نهم/ عادت بدهيد به قرار دادن زمان‌هاي محدودي در ميانه فعاليت‌ها

یکی از قانون های طلایی مدیرت زمان این است که خودتان را عادت بدهيد بين کارهايي که مي‌کنيد يک زمان محدود هم در نظر بگيريد براي يک سري کارهاي خاص. بگذاريد مثال بزنم.

شما نمي‌توانيد کل روز را به ايميل جواب دادن بگذرانيد. ولي مي‌توانيد بين فعاليت‌هاي‌تان زمان‌هاي کوتاه 15 دقيقه‌اي به پاسخ دادن به email اختصاص بدهيد. همان 15 دقيقه هم بايد اصولي پاسخ داد و بي‌جهت ايميل چک کردن را کش نداد!

دهم/ مطمئن بشويد همه چيز مرتب و منظم است.

یکی دیگر از قانونهای طلایی مدیریت زمان نظم است.از کودکي هميشه به ما ياد داده‌اند که هر چيز را که بر مي‌داريد سر جاي خود بگذاريد يا همه چيز را در جاي مناسب خود قرار دهيد اما ما وقتي کمي مشغوليت پيدا مي‌کنيم ديگر اين دو اصل را فراموش مي‌کنيم.

براي مثال هميشه به دنبال فايل‌ها در کامپيوتر خود مي‌گرديم در حالي که اگر يک بار آنها را در کامپيوتر مرتب کرده بوديم و نظم بخشيده بوديم ديگر هر بار اين همه دچار اتلاف وقت نبوديم. همين را تعميم بدهيد به چيزهاي ديگر در محيط کار.نظم و ترتيب بزرگترين عامل در جلوگيري از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زيردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتي مادر آنها هستيد يا کارگران وقتي سرکارگر هستيد ) ياد دهيد چگونه با نظم در بهينه‌سازي وقت کل سيستم ياري‌گر باشند.

يازدهم/ وقت‌تان را طوري تنظيم کنيد که اسير انتظار نشويد.

شما مي‌توانيد به مطب دندان‌ پزشک تان برويد و منتظر بمانيد تا وقت ويزيت‌تان برسد. اما راستش را بخواهيد شما اصلا نيازي نداريد برويد آنجا و با انگشت‌هاي‌تان بازي کنيد يا مجلاتي بخوانيد که تاريخشان حداقل براي سال 85 است.

با موبايل يا  pda يک ليست از کارهايي که بايد بکنيد درست کنيد. براي يک زن خانه‌دار اين مي‌تواند خريد مايحتاج، تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهاي خانه، رفتن دنبال بچه‌ها يا کارهايي از اين دست باشد که بعضا بسيار وقت‌گير هم هست.

حالا خيلي راحت‌تر هستيد که طوري برنامه‌ريزي کنيد در صف يا انتظار نايستيد يا حداقل از قبل بتوانيد پيش‌بيني درستي از شرايط پيش رو داشته باشيد.تکنولوژي به کمک شما مي‌آيد.

ديگر شما هستيد که بايد تلاش کنيد اين 11 گام مدیرت زمان را به ترتيب در زندگي پياده کنيد و تاثيرات شگفت‌انگيز آن را در طولاني مدت ببينيد.

دیوید آلن مشاور مدیریت زمان و نویسنده کتاب های پرفروش است. او برای بیش از یک میلیون متخصص در صدها سازمان، برنامه های خلاقیت و پیشرفت ارائه داده است.

او شرکتی چند میلیارد دلاری را اداره می کند و سه کتاب نوشته است. او از قانون دو دقیقه ای برای انجام کارهای بیشتر و همراه با موفقیت سخن می گوید:

من یک قانون دو دقیقه ای دارم که می گوید: اگر تصمیم بگیرید کاری در دو دقیقه انجام شود، درواقع باید همان وقت آن را درست انجام دهید؛ چون سازماندهی و بررسی آن بیشتر از دو دقیقه طول خواهدکشید؛ تا این که در همان اولین لحظه ای که توجه تان به آن جلب شد، آن را انجام دهید. اگر از پرسیدن این سوال که کار بعدی چیست، اجتناب نکنید، بسیاری از کارهای دو دقیقه ای را می توان در همان لحظه انجام داد. اکنون، زمان بسیاری در اختیار دارید برای کارهایی، همچون تهیه طرح ابتدایی یک نقشه، که نیاز به زمان بیشتری دارند، صرف کنید. شما نمی خواهید که آن را در ظرف دو دقیقه انجام دهید. بهتر است در اوقات دو دقیقه ای، بسیاری از کارهای کوچک همچون پاک کردن ایمیل های قدیمی یا پاکسازی فایل ها را انجام دهید.

وقتی که زمان کوتاهی می یابم و چندان انرژی برای انجام کارهای بزرگ ندارم، کارهای کوچک فراوانی در اطرافم هست که می توانم انجام شان بدهم. فرض کنید یک مکالمه تلفنی را به پایان رسانده ام و تا هفت دقیقه کاری ندارم، این احتمال وجود دارد که ایمیل های بی ارزش را پاک کنم یا فایلی را پاکسازی کنم یا شاید بروم یک فنجان قهوه بگیرم.

به طور خلاصه، برای بهره گیری صحیح از زمان لازم است:

1. ابتدا کارهاي مهم‌تر را انجام دهيم.

2. قدرت نه گفتن داشته باشيم.

3. حداکثر 8 ساعت بخوابيم.

4. براي کارهاي کم‌اهميت بيش از ارزش‌شان زمان نگذاريم.

5. وظايف مهم خود را به عادت تبديل کنيم.

6. روزانه فقط زمان مشخص و کنترل‌شده‌اي را به اينترنت و تلويزيون اختصاص دهيم.

7. از قبل زمان مشخصي را براي هر کار تعيين کنيم.

8. زمان‌هاي‌ استراحت کنترل‌شده باشد.

9. امور را دسته‌بندي و اولويت‌بندي کنيم.

10. تعهد به قول و وظايفمان داشته باشيم.

گردآوری: علیرضا صدیق منش؛ روانشناس و مشاور